Stimmt, ich bin kein typischer Typ, weil ich es wirklich nicht hasse, Dokumente einzureichen. Tatsächlich gefällt es mir sogar, wenn es meine Suche kürzer und einfacher macht. Das werden Sie auch, wenn Sie sich organisiert haben und Ihr Zuhause oder Ihr Geschäftsbüro richtig eröffnen. Der richtige Weg hilft den meisten von uns, sich nicht im Papierkram zu verlieren, wenn es darum geht, das wichtige Dokument zu finden, von dem wir wissen, dass wir es gespeichert haben. Einige einfache Tipps zum Aufbewahren, Einrichten, Teilen und Warten Ihres neuen Abfüllsystems können die Arbeit einfacher statt gefürchtet machen.
Speichern
Zunächst sollten Sie festlegen, wo Sie Ihre Dateien speichern möchten. Befinden sie sich in einer leicht zugänglichen Schreibtisch- oder Anrichteschublade? Wenn Sie keine Schubladen zur Verfügung haben, sollten Sie dann einen Aktenkasten auf einem Regal oder einen beweglichen Aktenwagen verwenden? Sind viele Akten besser für einen Aktenschrank geeignet? Wenn Sie einen Schrank verwenden, sollten die Akten für einen schnellen Zugriff in Ihrem Büro aufbewahrt oder woanders aufbewahrt werden? Sobald Sie diese Entscheidung getroffen und den Speicherort eingerichtet haben, beginnen Sie mit der Entwicklung des Dateisystems.
Aufstellen
Wenn Sie ein Ablagesystem einrichten, sollten Sie es einfach halten, damit Sie und andere keine Angst vor der Wartung haben. Nutzen Sie Hängeregister oder ausgewählte Schubladen für Hauptkategorien. Platzieren Sie dann Ordner für Unterkategorien in der Hängeregistratur oder Schublade. Bestimmen Sie beim Entwickeln eines Dateisystems, wie viele Hauptkategorien Sie für die Dateien benötigen. Bei den meisten Dateisystemen kann dies auf Hauptkategorien zwischen sechs und zehn beschränkt werden. Erstellen Sie dann bei Bedarf Unterkategorien innerhalb der Hauptkategorien. Legen Sie die Haupt- oder Hauptkategorien in der Reihenfolge „am häufigsten“ und „am wenigsten verwendet“ ab, indem Sie Hängemappen mit markierten Registerkarten verwenden. Erstellen Sie Unterkategorien innerhalb der Hauptkategorie als alphabetische, Datums- oder numerische Unterkategorien, um die Suche nach Ordnern zu erleichtern. Beispielsweise ist es sinnvoller, Finanzdaten nach Datum einzureichen, da Sie Steuern nach Jahr einreichen und Rechnungen nach Monat bezahlen. Die Einreichung der Kundeninformationen erfolgt alphabetisch nach Kundennamen. Dateirecherche und Zeitschriftenausschnitte nach Themenkategorie statt nach Quellennamen zum schnellen Auffinden. Unabhängig davon, welches Ablagesystem Sie verwenden, legen Sie die neuesten Dokumente immer am Anfang des Ordners ab, da Sie normalerweise nach der neuesten Version von Informationen suchen.
Aktie
Wenn Sie ein gemeinsames Ablagesystem verwenden, fügen Sie außerhalb des Dateispeicherorts ein getipptes Informationsblatt oder eine Karteikarte bei, damit andere das Ablagesystem verstehen können. Erstellen Sie für Dateien, die von mehreren Personen verwendet werden oder mehrere Ordner enthalten, Markierungen für den Speicherort der Datei, wenn sie entfernt wird. Bei diesen Markierungen kann es sich um leere Ordner mit der Bezeichnung „Out“ handeln. Durch die Verwendung eines Markers können Sie leicht erkennen, dass ein Ordner fehlt und wo Sie ihn wieder ablegen können, um die Ablagezeit zu verkürzen. Wenn Sie Dateien weiter sichern und sicherstellen möchten, dass sie zurückgegeben werden, möchten Sie möglicherweise auch ein Ein-/Aus-Protokoll darüber haben, wer welche Datei genommen hat und wann sie zurückgebracht wurde.
Pflegen
Zur regelmäßigen Wartung gehört sowohl die regelmäßige Archivierung als auch die Kompaktheit und Aktualität der Dateien durch die Planung regelmäßiger Zeiten zum Bereinigen alter oder nicht mehr relevanter Daten aus den Dateien. Versuchen Sie, ein Dokument zu archivieren, sobald Sie damit fertig sind. Wenn sich Dateien für eine sofortige Ablage nicht bequem befinden, versuchen Sie, wann immer möglich, jeden Tag zur gleichen Zeit einzureichen. Wenn nicht viel zu archivieren ist, wählen Sie einen bestimmten Wochentag für die gesamte Archivierung aus. Halten Sie für die tägliche oder wöchentliche Ablage einen Aufbewahrungsort für Aktenstücke bis zur Ablage bereit. Die ständige Aktenpflege umfasst jedes Mal, wenn ein Aktenordner geöffnet ist. Wenn er mehrere Blätter enthält, überprüfen Sie ihn schnell, um zu sehen, ob Sie veraltete Materialien in die dünne Akte werfen können. Wenn es keine Dokumentenkontroll- oder Konfigurationsverwaltungsanforderung gibt, alte Versionen aufzubewahren, achten Sie beim Einreichen von Revisionen oder Berichten darauf, nur die neueste Version aufzubewahren.
Wir hoffen, dass Ihnen diese einfachen Tipps die Einrichtung und Wartung eines kontrollierbaren Ablagesystems erleichtern. Denken Sie daran, es einfach zu halten, damit jeder, der das System nutzt, schnell und einfach finden kann, was er braucht, oder Dokumente weglegen kann. Vielleicht werden auch Sie jetzt feststellen, dass das Ablegen eine einfache Notwendigkeit ist und nichts, wovor man sich fürchten muss.