Ein guter erster Eindruck macht den Unterschied; Ein Dokument, das unlesbar erscheint, wird wahrscheinlich nicht gelesen.
So wie Ihre Geschäftskleidung ein klares Statement über Ihre Professionalität abgibt, so ist auch das Erscheinungsbild des Materials, das Sie schreiben, ein Statement. Wenn die Seite schlampig ist oder falsch aussieht, kann Ihr Fachwissen in Frage gestellt werden. Wenn Inhalte arrogant, veraltet oder unleserlich klingen, haben Sie möglicherweise unabsichtlich eine negative Antwort erstellt.
Bevor Sie Ihr Dokument versenden, schauen Sie es sich genau an. Sieht es einladend aus? Oder ist es abstoßend? Der Leerraum, den Sie sehen, ist nicht nur auf das Fehlen von Druck zurückzuführen; es führt den Blick des Lesers zum nächsten Schwarz. Wenn es zu viel Schwarz gibt, sieht es zu schwer zu lesen aus und die Leser zögern, sich darauf einzulassen. Sie können es beiseite legen, hier und da überfliegen oder es einfach sofort wegwerfen. Was auch immer sie tun, Sie haben sie nicht beeindruckt.
Wenn Ihr Dokument also nicht genügend Leerraum enthält, fügen Sie etwas hinzu. Wie? Teilen Sie jeden Absatz auf, der länger als 5 cm ist. Verwenden Sie Listen. Sorgen Sie für gute Margen. Oder erstellen Sie eine breite Spalte für Text und eine schmalere Spalte für „Anführungszeichen“. Übrigens sind Anführungszeichen eine ideale Technik für den Einsatz in dichten Dokumenten, da sie das Gesamtbild auflockern, während sie eine wichtige Phrase oder einen wichtigen Satz aus dem Text wiederholen – und die Aufmerksamkeit darauf lenken.
Wenn dagegen zu viel Leerraum vorhanden ist, sieht das Material unorganisiert und unleserlich aus. Natürlich kann es sein, dass Ihr Absatz nur einen Satz lang ist. Wenn jedoch alle Ihre Absätze einzelne Sätze sind, sieht das Dokument so aus, als ob der Autor nicht wirklich versteht, was ein Absatz ist. Repariere es.
So verbessern Sie das Erscheinungsbild aller Ihrer Dokumente.
- Betrachten Sie den Leerraum als einen wichtigen Bestandteil des Briefes oder Dokuments. Die Ränder sollten das Material umrahmen und der Text darf nicht zu dicht erscheinen, um ihn durchzublättern.
- Versuchen Sie, die Buchstaben auf eine oder zwei Seiten zu beschränken. Wenn Sie viele Informationen übermitteln müssen, verwenden Sie ein Anschreiben und fügen Sie die Informationen bei.
- Vermeiden Sie lose Kleinigkeiten, etwa einen einzelnen Satz auf einer zweiten Seite.
- Verwenden Sie Listen, um den Blick des Lesers effizient durch Informationen zu lenken und Leerraum hinzuzufügen.
- Beschränken Sie die Absätze auf maximal vier Sätze. Denken Sie daran, einen Brief mit einem separaten Absatz „Aufruf zum Handeln“ zu schließen; Schreiben Sie keinen Brief mit nur einem Absatz.
Was Sie sagen, ist für den Leser wichtig nur wenn sie sich die Mühe machen zu lesen. Wenn Sie Ihr Material aussehen lassen leicht zu lesen,es wird tatsächlich gelesen. Wenn Ihr Dokument barrierefrei aussieht, ist es das auch. Die Wahrheit ist, ob es uns gefällt oder nicht, Aussehen zählt.